Webinar : qu’est-ce qu’il vous faut pour tenir une réunion virtuelle avec succès. Les 12 conseils de Harvard Business Review

Webinar : qu’est-ce qu’il vous faut pour tenir une réunion virtuelle avec succès. Les 12 conseils de Harvard Business Review.

Dans cet article datant du 5 mars, Harvard Business Review (HBR) liste 12 conseils pour réussir votre réunion virtuelle.

Alors que les entreprises font ce qu’elles peuvent pour protéger leurs employés de la propagation du coronavirus avec des restrictions sur les déplacements et des mesures de télétravail, il y a de fortes possibilités que les rencontres physiques avec les employés, les clients, les fournisseurs soient annulées pour des jours – ou potentiellement des semaines.

Dans le meilleur des cas, dès que deux personnes “se connectent” à une réunion, la production commence à prendre un coup. Il y a une longue liste de raisons. Souvent, les participants interprètent les réunions virtuelles comme une sorte de droit de faire du multi-tâche. Les organisateurs de réunion tendent à être moins regardant sur l’objectif et la conduite des échanges. Et il n’est pas rare que une ou deux participants monopolisent les échanges tandis que les autres se rétractent et sont silencieux. Cependant, les choses ne devraient pas se passer ainsi. Les rencontres virtuelles ; même celles qui arrivent spontanément par crainte d’une contagion, pourraient être conduites efficacement, en utilisant les principes basics d’une réunion, facile à faire, avec une technologie pas chère.

Voici 12 étapes que vous pouvez entreprendre pour y arriver :

1. Utiliser la vidéo. Pour faire en sorte que les gens se sentent comme dans une “même” salle de réunion, utiliser la vidéo-conférence ; au lieu du classique conférence téléphonique. Des technologies comme Zoom, Skype et GoToMeeting permettent de personnaliser les échanges et maintenir les participants engagés.

2. Cela dit, toujours offrir la possibilité de se joindre à la réunion par téléphone. La vidéoconférence peut fonctionner très bien, mais elle dépend d’une très bonne connexion internet qui ne pourrait être tout le temps accessible. On a donc besoin d’avoir la possibilité de participer via audio, mais il faut être clair sur le fait que la nouvelle norme c’est video-first.

3. Tester la technologie avant le démarrage. Rien ne gâche plus l’atmosphère qu’une réunion qui démarre avec 15 minutes de retard parce que les participants doivent télécharger et installer une application, n’arrivent pas à faire fonctionner la vidéo, etc. Avant le début d’une réunion virtuelle, tous les participants doivent avoir tester la plateforme et s’assurer qu’ils sont à l’aise avec les principales fonctionnalités. Et il faut se rappeler que les échanges avec les fournisseurs ou les clients requièrent d’abord à vos équipes de se familiariser avec les logiciels.

4. S’assurer que les visages sont visibles. Les vidéoconférences sont plus efficaces lorsque les participants sont à mesure de voir les expressions faciales et les gestuelles les uns les autres. Demander à chacun de se positionner à côté de sa webcam afin de récréer la proximité d’une réunion avec présence physique.

5. S’en tenir aux fondamentaux d’une réunion. Avant le début des échanges, définir des objectifs clairs, et envoyer des pré-lectures en cas de besoin. Durant la session, se servir de l’ordre du jour, fixer les règles de réunion, prendre des pauses et clairement faire ressortir les prochaines étapes (y compris le timing et les responsables) après cheque section et à la fin de la réunion.

6. Raccourcir la durée des présentations. La seule pire chose pire qu’une longue présentation durant une réunion en présence physique est une longue présentation lors d’une réunion virtuelle. Les réunions devraient être des moments d’échanges. Les informations détaillées devraient être fournies en amont. Si quelqu’un veut présenter, utiliser le partage d’écran pour avoir un file conducteur des échanges afin d’assurer que les autres participants sont littéralement sur “la même page”. Mais il faudrait priorité les échanges pour maximiser le temps que les uns et les autres se regardent.

7. Utiliser un brise-glace. Bien que nous n’en soyons pas les plus adeptes, il est important de se servir de tout moyen permettant de renforcer les relations interpersonnelles dans des situations où les gens peuvent se sentir isolés. Il est également important de vérifier si un des participants à un proche ami ou des proches qui se battent contre le virus.

8. Désigner un modérateur. Il est généralement plus difficile de gérer une réunion virtuelle qu’une réunion avec présence physique. Cela peut vous être utile de designer quelqu’un pour diriger les échanges, afin que les autres participants puissent être focus sur le contenu. Le faciliateur peut aussi être un système pour poser des questions rapide afin de prendre la température du groupe sur certaines questions et s’assurer que tout le monde donne sa voix. Le modérateur devrait être capable de résoudre des problèmes basiques sur l’utilisation de la plateforme.

9. Impliquer tout le monde. L’un des plus gros challenges dans l’organisation d’une réunion virtuelle est de permettre à tout le monde de participer tout en évitant que les gens ne parlent au même moment. Pour y prévenir, nous recommandons de temps de temps, d’interpeller des personnes pour s’exprimer, même si vous allez virtuellement faire un tour de table, avant qu’une décision finale ne soit prise. Certains plateformes permettent même aux participants de “lever la main” s’ils le souhaitent. Cela peut permettre à l’animateur de parvenir à une conclusion sans le risque d’exclure les points de vue d’un participant introverti.

10. Noter les feedbacks en temps réel. Noter et traiter des informations de qualité durant une réunion virtuelle peut être un grand défi, surtout qu’on n’arrive pas à lire réellement les postures, les gestuelles et les expressions faciales. Utiliser des outils d’enquête par téléphone comme Poll Everywhere pour recueillir  les feedbacks des participants en temps réel sur des sujets spécifiques. Gardez les votes ouverts, séparés de la vidéoconférence pour éviter de perturber les échanges. Il faudrait fournir aux participants toutes les instructions nécessaires pour utiliser le système mais les groupes s’en sortent très vite et l’effort en vaut la peine.

11. Ne pas avoir peur de s’attaquer aux sujets difficiles. Tenir des réunions virtuelles est un comportement qu’on apprend, et vous serez agréablement surpris de voir qu’avec le temps, vos équipes seront confortables avec cette nouvelle manière de faire. Même s’il apparait naturel d’attendre de se voir en personne pour mettre sur la table les sujets difficiles ; mais vous pouvez ne pas avoir cette option. N’esquivez donc pas les sujets de controverse.

12. Répéter pendant que vous êtes encore ensemble. Tenez votre prochain staff meeting de manière virtuelle, avec chaque responsable assis dans son bureau et participe à la réunion sans assistance. Après la fin de la réunion, rassembler les gens pour débriefer sur cette expérience. Qu’est-ce qui a bien marché, qu’est-ce qui n’a pas bien marché ? Comment pouvez-vous faire évoluer vos réunions virtuelles pour les rendre aussi productives que lorsque vous vous voyez physiquement ?

Ne pas être en mesure de travailler avec ses collègues pourrait devenir un challenge pour les quelques semaines à venir. Pour faire en sorte que les réunions virtuelles se passent très bien, vous aurez besoin d’ajuster comment vous les conduisez. Mais un léger investissement en ce moment pour s’apprêter pourrait avoir un énorme impact au moment venu.

À lire aussi : Qu’est-ce que le Webinar

Source : retrouvez la version originale en Anglais ici : https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting

Boukary Zorom