Qu’est-ce que le Webinar

La crise sanitaire mondiale causée par le Covid19 a eu pour conséquence immédiate d’imposer la distanciation sociale pour éviter les contaminations et la propagation de la maladie. Cela a imposé le télétravail, les formations et les rencontres en ligne. On voit apparaître presque comme un effet de mode les Webinars.

Qu’est-ce que le Webinar

Webinar est une contraction de Web et Seminar (séminaire), autrement dit, un séminaire à travers une plateforme Web où les participants rejoignent en utilisant les technologies de l’information et de la communication : support matériel (ordinateurs, tablettes, smartphones ou autres types d’équipements connectés). L’Internet constitue la passerelle de connexion.

Comment organiser un Webinar ?

L’organisation d’un Webinar est relativement simple je dirais. Il faut avant toute chose que l’organisateur ait un thème à partager une audience cible. Ensuite, il planifie le rendez-vous sur la plateforme de Webinar de son choix. A ce niveau, il existe une gamme variée de plateformes. Au nombre de ces plateformes, je peux citer :

• ZOOM (http://zoom.us/),
• Adobe Connect (https://www.adobe.com),
• Webex (https://www.webex.com),
• GoToWebinar (https://www.gotomeeting.com) (ici le nom est véritablement évocateur),
• Microsoft Teams (https://www.microsoft.com/en/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software),
• Etc.

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Il faut noter aussi que justement à la faveur du télétravail imposé par la pandémie du Covid19, Facebook et Google ont mis à la disposition du public des plateforme d’appel vidéo de groupe à savoir respectivement Facebook Messenger Room pour Facebook (avec une limitation à 50 participants) et Meet de Google (précédemment Google Hangout) qui sera bientôt disponible gratuitement. L’avantage des plateformes de Webinar c’est que vous pouvez vous connecter en vidéo et audio ou uniquement en audio. L’avantage de se connecter en audio c’est que vous améliorez la qualité de l’écoute et vous ne consommez pas beaucoup de bandes passantes Internet ou de forfait data. Mais la vidéo donne aussi l’avantage de sentir plus la présence des participants. Cependant, il faut être attentif à tout ce qui est dans le champ de la caméra. On a vu sur le Web quelques déboires des fois drôles mais quelques fois inconfortables de gens en conférence vidéo. Une fois le choix de la plateforme effectué, l’organisateur planifie sa réunion. Cela va générer un lien, un rendez-vous qu’il peut partager avec travers les services de messageries, sur les médias sociaux, sur son site Web, sur un code QR, etc. Les invités cliquent sur un lien pour s’inscrire. Certaines configurations permettent que une fois l’inscription terminée, vous puissiez ajouter le rendez-vous avec votre calendrier digital et être rappelé dans les bons délais. Au jour et à l’heure du rendez-vous, la séance peut commencer. L’un des avantages majeurs de ces plateformes de Webinars est que l’organisateur ou même les participants peuvent partager leur écran avec le reste de l’audience. Concrètement, vous pouvez faire une présentation PowerPoint, montrer des documents, des photos, des vidéos, etc. au reste des participants.

Quelques conseils pratiques

• Si vous organisez un Webinar, la plateforme va déjà vous aider sur beaucoup d’aspects en raison des nombreuses fonctionnalités qu’elles intègrent et leur ergonomie (facilité de prise en main et d’utilisation). Cependant, même si nous sommes dans un séminaire virtuel, les règles de rencontres en présentielles s’appliquent.
• Faire une belle créa d’image ou même vidéo pour préannncer l’énènement.
• Annoncer tôt l’évènement mais faire une piqure de rappel au cours des derniers jours (J-3, J-2, J-1, Jour-J)
• Bien s’habiller comme si vous étiez en face de votre audience est nécessaire.
• Se mettre dans un endroit calme à l’abri des bruits et perturbations extérieurs.
• Se connecter à l’avance, 15 à 30 minutes d’avance pour tester que le micro, la caméra, le partage d’écran (s’il y’en aura), etc. fonctionnent correctement. Cela donne aussi l’avantage de souhaiter de vive voix la bienvenue à ceux qui se connectent. Vous aurez aussi le temps de bien maitriser le trac.
• Vérifier l’environnement, surtout le champ de la caméra. Les participants vous regardent mais ils observent et apprécient aussi votre environnement. Demandez à tous les participants de couper leur micro s’ils ne sont pas entrain de parler.
• Au cours du Webinar, couper les micros des participants. Vous aurez beau dire aux participants de couper leur micro, certains garderons leur micro ouvert avec le bruitage extérieur
• Conseillez aux participants de couper leur vidéo s’ils ne sont pas entrain d’intervenir. Cela donne l’avantage pour eux d’économiser en bande passante mais aussi en forfait Internet. De nombreux participants vont se connecter avec une connexion Internet mobile
• En revanche, je recommande à l’organisateur, modérateur ou présentateur de garder sa vidéo. C’est plus vivant. Cela raproche d’avec les participants et donne l’impression que vous êtes en présentiel.

Le monde du travail a été bouleversé avec la crise du Covid19. Ayant découvert les vertues du télétravail et des réunions virtuelles, nous serons de plus en plus amené soit à participer ; ou a organiser des rencontres et des formations virtuelles. Mais même étant virtuelle, cela reste une rencontre et elle devrait respecter les codes et les règles d’une rencontre.

Boukary Zorom