La capacité à gérer efficacement les invitations et leur suivi est primordiale pour la réussite d’un évènement ; ou tout au moins la mobilisation des participants pour une présence massive.
J’ai été invité à un événement le samedi 22 février. J’ai reçu la carte d’invitation depuis le 7 février. Mais j’avoue que les événements au cours de la semaine m’ont fait oublier l’invitation. Heureusement que la structure organisatrice m’avait contacté par téléphone pour me rappeler l’invitation. Mais ne retrouvant plus la carte d’invitation, je n’avais pas tous les éléments pour honorer l’invitation. J’ai dû rappeler le contact pour en savoir plus.
Cette situation m’a inspiré cet article pour partager avec vous quelques outils digitaux pour planifier vos événements. L’avantage est que si l’invitation papier peut facilement s’égarer ou être oublié quelque part, ces outils digitaux nous suivent partout avec les appareils connectés que nous portons.
Facebook Events
C’est sans conteste le plus impactant. Facebook c’est plus de 1,6 millions d’utilisateurs au Burkina Faso. Créer un événement sur votre page permettra de vous assurer que les invités aient l’événement sur leur smartphone et recevoir des alertes et des rappels à l’approche. L’invitation peut être privée donc cibler des personnes spécifiques.
Google Forms
Google Forms offre une fonctionnalité de création d’évènements. Vous pouvez donc créer votre événement et envoyer le lien d’invitation par email, WhatsApp, SMS, Messenger, etc.
Pour commencer à utiliser Google Forms, cliquer ici : https://docs.google.com/forms/
Doodle
Doodle est une application freemium ; c’est-à-dire qu’elle a une version gratuite basique et payante pour la version avec les fonctionnalités plus avancées. Vous pouvez y créer votre invitation et envoyer le lien. Chaque invité peut confirmer sa participation. Vous pouvez suivre en temps les réponses.
Créez votre événement avec Doodle en cliquant ici : https://doodle.com
Eventbrite
Cette service est beaucoup plus fourni avec plus de fonctionnalités.
Pour créez votre compte et vos évènements, cliquez ici : https://www.eventbrite.com/
Outils calendrier inclus dans les services de messagerie email professionnel ou publique.
Ces services sont entre autres Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo, etc. Vous créez juste votre événement et vous invitez les participants par email. Évidemment, il faut d’abord disposer des adresses pour cela. L’autre risque est que les autres invités peuvent voir la liste des invités et leurs adresse emails. Si vous ne souhaitez pas que cela arrive, vous ne devriez peut-être pas considérer cette option.
Astuce bonus
Si vous créez votre événement sur Facebook Events, Doodle, Google Form, Eventbrite ; un lien sera généré. A partir de ce lien, créer un Code QR. Si vous avez des cartes d’invitation, vous pouvez mettre le QR Code sur les cartes. Ainsi, les participants n’auront qu’à scanner le code et enregistrer l’événement sur leur smartphone. Si vous n’avez pas de cartes d’invitation pour l’évènement, vous pouvez garder le QR Code en photo dans votre téléphone. Il suffit que celui qui le désire scanne le code sur votre téléphone et le tour est joué. Il existe de multiples applications de création QR Code que vous pouvez télécharger gratuitement sur Play Store ou App Store.
Que vous soyez une entreprise, une association, un club ou toute organisation ; que vous soyez organisateur ou coordinateur d’un évènement, votre capacité à planifier, contacter et suivre les invitations à un évènement est cruciale pour sa réussite. Le digital peut vous aider à être plus efficace.
Cette liste d’outils n’est pas exhaustive. Si vous connaissez ou si vous utilisez des applications ou des services de planification d’événements, vous pouvez participer à la conversation en le partageant en commentaire.
Boukary Zorom
Le Kiosque Digital du Burkina 
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